Hoe kies je de beste online boekhoudsoftware voor jouw bedrijf? Dat is een vraag waar veel ondernemers en zzp’ers mee worstelen. Het aanbod aan boekhoudpakketten is groot en de verschillen zijn soms lastig te doorgronden. Toch is het maken van de juiste keuze belangrijk: de beste online boekhoudsoftware bespaart je tijd, voorkomt fouten en geeft direct inzicht in je financiën. In dit artikel leggen we stap voor stap uit waar je op moet letten bij het vergelijken van boekhoudsoftware, zodat jij een slimme en passende keuze maakt.
Waarom kiezen voor online boekhoudsoftware?
Online boekhoudsoftware is tegenwoordig de standaard. Je kunt altijd en overal bij je administratie, je gegevens worden veilig opgeslagen in de cloud en updates worden automatisch doorgevoerd. Bovendien is online boekhouden vaak goedkoper en gemakkelijker te koppelen aan andere tools, zoals je bank of webshop.
Voor groeiende bedrijven en zzp’ers is goede boekhoudsoftware essentieel om overzicht te houden. Maar hoe bepaal je nu welke oplossing het beste past bij jouw wensen en situatie?
Bepaal je eigen wensen en behoeften
De beste online boekhoudsoftware verschilt per bedrijf. Maak daarom eerst een lijstje met jouw wensen en eisen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het aantal gebruikers (werk je alleen of met een team?)
- Automatische bankkoppeling
- Facturatiemogelijkheden
- BTW-aangifte via de software
- Koppeling met webshops of andere systemen
- Overzichtelijke rapportages en dashboards
- Gebruiksgemak en toegankelijkheid
- Kosten per maand of jaar
Heb je specifieke branche-eisen? Sommige pakketten zijn beter geschikt voor bijvoorbeeld zzp’ers, detailhandel of horeca.
Vergelijk functionaliteiten van verschillende pakketten
Niet alle online boekhoudsoftware biedt dezelfde functies. Vergelijk daarom de functionaliteiten zorgvuldig. Denk hierbij aan:
- Inkoop- en verkoopfacturen automatisch verwerken
- Scan & herken van bonnetjes en facturen
- Automatische BTW-berekening
- Realtime inzicht in openstaande posten
- Salarisadministratie (voor bedrijven met personeel)
- Projectadministratie of urenregistratie
Maak een checklist van functies die voor jouw bedrijf écht belangrijk zijn. Zo zie je snel welke pakketten aansluiten bij jouw wensen.
Let op gebruiksgemak en klantenservice
Gebruiksgemak is misschien wel de belangrijkste factor bij het kiezen van online boekhoudsoftware. Je wilt snel kunnen werken, zonder ingewikkelde handleidingen. Kijk daarom naar reviews en ervaringen van andere ondernemers. Test gratis demo’s of proefabonnementen en let op de logische opbouw van het programma.
Ook klantenservice is cruciaal. Is er een helpdesk bereikbaar bij vragen? Wordt je snel geholpen via chat, mail of telefoon? Goede support kan veel frustratie en tijd besparen.
Kosten van online boekhoudsoftware
De prijs van online boekhoudsoftware verschilt flink per aanbieder. Let op het verschil tussen maandelijkse en jaarlijkse kosten en op eventuele verborgen extra’s, zoals betaalde modules of transactiekosten. Sommige pakketten zijn goedkoop in de basis, maar lopen op als je meer functies of gebruikers wilt toevoegen.
Vergelijk niet alleen de prijs, maar ook wat je voor dat bedrag krijgt. Goedkope software zonder de juiste functies kan uiteindelijk duurder uitpakken door extra werk of fouten.
Veiligheid en privacy: onmisbaar bij online boekhouden
Online boekhoudsoftware moet veilig omgaan met jouw bedrijfsgegevens. Check of de aanbieder voldoet aan de AVG (privacywetgeving) en of gegevens versleuteld opgeslagen worden. Kijk ook naar back-upmogelijkheden: hoe vaak wordt er een back-up gemaakt en kun je eenvoudig je data exporteren?
Betrouwbare softwareleveranciers vermelden hun veiligheidsmaatregelen duidelijk op de website. Twijfel je, vraag dan gerust om meer informatie.
Integraties met andere systemen
Werk je met een webshop, kassa- of CRM-systeem? Kies dan voor boekhoudsoftware die makkelijk koppelt met deze systemen. Automatische integratie voorkomt dubbel werk, verkleint de kans op fouten en zorgt voor realtime inzicht. Populaire koppelingen zijn bijvoorbeeld met banken, webshops als Shopify of WooCommerce, en kassa’s.
Hoe meer systemen naadloos samenwerken, hoe efficiënter je boekhouding wordt.
Ervaringen van andere ondernemers
Lees reviews en ervaringen van andere gebruikers voordat je beslist. Op vergelijkingssites, fora en social media delen ondernemers hun mening over online boekhoudsoftware. Let daarbij op opmerkingen over gebruiksgemak, storingen, bereikbaarheid van de klantenservice en updates.
Heb je zakelijke contacten of collega-ondernemers? Vraag naar hun ervaringen en aanbevelingen. Soms krijg je praktische tips waar je zelf niet aan gedacht hebt.
Probeer gratis uit voordat je kiest
Vrijwel alle aanbieders van online boekhoudsoftware bieden een gratis proefperiode aan. Maak hier gebruik van! Test verschillende programma’s en kijk welke het beste aansluit bij jouw wensen. Let tijdens het testen op de snelheid, het overzicht, de mogelijkheden en de rapportages.
Noteer wat je prettig vindt en waar je tegenaan loopt. Dit helpt bij het maken van een definitieve keuze.
Tips voor het overstappen naar een nieuw boekhoudpakket
Overstappen naar een nieuwe online boekhoudsoftware lijkt soms ingewikkeld, maar de meeste aanbieders bieden een overstapservice aan. Hierbij worden je gegevens veilig en snel overgezet. Let op de volgende punten:
- Maak een back-up van je huidige administratie
- Informeer bij de nieuwe aanbieder naar de overstapmogelijkheden
- Plan de overstap bij voorkeur aan het einde van een kwartaal of boekjaar
- Controleer of alle gegevens goed zijn overgezet
- Schakel zo nodig hulp in van een boekhouder of specialist
Met een goede voorbereiding is overstappen meestal binnen een dag geregeld.
Zo kies je de beste online boekhoudsoftware
- Breng je eigen wensen en eisen in kaart
- Vergelijk de functionaliteiten van verschillende pakketten
- Let op gebruiksgemak, klantenservice en prijs
- Check de veiligheid en integraties
- Lees ervaringen van andere gebruikers
- Test gratis uit voordat je kiest
- Bereid de overstap goed voor
Door deze stappen te volgen, vind je snel en gemakkelijk de beste online boekhoudsoftware voor jouw bedrijf.
Een slimme keuze voor jouw administratie
De beste online boekhoudsoftware kiezen is een investering in gemak, tijdwinst en inzicht. Door goed te vergelijken, op de details te letten en de software uit te proberen, maak je een keuze waar je jarenlang plezier van hebt. Wil je verschillende pakketten eenvoudig naast elkaar zetten? Gebruik dan de handige vergelijker van Boekhouden-vergelijken.nl en ontdek direct welke software het beste past bij jouw onderneming!
